Como fazer a carta de apresentação de um relatório

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Escrever uma carta de apresentação de relatório
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Muitas vezes, no mundo dos negócios, somos obrigados a incluir uma carta de apresentação para acompanhar um relatório maior, que pode ser enviada por correio, entrega especial ou até mesmo e-mail. Uma carta de apresentação formal tem um propósito muito específico e deve ser escrita de tal forma que ela apresente e descreva o conteúdo, reitere o tema saliente do relatório e também indique os próximos passos ou ações a serem tomados.

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Mantenha um tom formal e respeitoso (Jupiterimages/Brand X Pictures/Getty Images)

Escrever uma carta de apresentação de relatório

Use um papel timbrado da empresa para compor a carta de apresentação de um relatório em deferência à importância do documento que a acompanha. Mesmo se estiver usando um e-mail timbrado, trate-a como uma carta de papel, incluindo uma imagem do logotipo da empresa na página de e-mail.
Inclua a data do dia, bem como as informações de endereço, incluindo o primeiro e o último nomes, cargo, nome da empresa, endereço de rua e cidade e código postal. Use a saudação "Caro", seguido de uma saudação formal, como as abreviaturas Sr. ou Sra. se o indivíduo for um estranho ou "Caro" com o primeiro ou último nome do destinatário se o indivíduo for um conhecido.
Declare o propósito da carta no parágrafo de corpo usando palavras como "Esta carta fornece o (nome do relatório) para sua revisão ou comentário (ou qualquer que seja a ação desejada). Use esta oportunidade para resumir o assunto do relatório. Tente resumir o propósito do relatório da forma mais sucinta possível - em uma ou duas frases, no máximo.
Observe a conclusão do relatório aqui, mas não passe a essência das conclusões do relatório. Você quer que o leitor leia o relatório real e não apenas a carta de apresentação. A carta deve aguçar o apetite do leitor para o que será encontrado no relatório final.
Faça uma seção de conclusão formal ou próximos passos, onde você indica quais são as ações desejadas do destinatário. Você quer que eles passem o documento para a frente ou assinem o documento ou coordenem uma reunião maior para apresentar os resultados? Seja bem específico sobre os próximos passos, assim como o dia e a data, se uma ação urgente for necessária.

Termine a carta de apresentação com um cumprimento formal, como cordialmente, sinceramente ou atenciosamente. Inclua o nome e cargo do autor da carta. Liste os nomes das outras pessoas que irão receber o relatório e a carta de apresentação no espaço "Cc" (com cópia) no e-mail.