Como elaborar um pedido de proposta para serviços jurídicos

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Elaboração de um pedido de proposta para serviços jurídicos
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O que você precisa

Em um esforço para controlar os custos em meio a pressões do cliente interno, os departamentos jurídicos estão confiando cada vez mais no uso da solicitação de propostas, ou RFPs, para ajudar a controlar os custos associados a advogados externos. Mas como um departamento jurídico vai elaborar o tal pedido para garantir a alta qualidade das respostas preliminares dos escritórios de advocacia? Esse artigo mostrará como fazer isso exatamente, permitindo que o seu departamento jurídico minimize os gastos legais sem sacrificar a qualidade do serviço.

Instruções

Contate um escritório de advocacia para facilitar os processos jurídicos da empresa (Digital Vision./Digital Vision/Getty Images)

Elaboração de um pedido de proposta para serviços jurídicos

Identifique o tipo de trabalho você gostaria de solicitar propostas. Alguns departamentos jurídicos optam por elaborar RFPs para um tipo de assunto, enquanto que outros redigem essas RFPs para um assunto apenas.
Calcule o quanto você está disposto a pagar para um escritório de advocacia que preste serviços jurídicos para esses tipos de assuntos ou questões. Isso ajudará o seu departamento jurídico a determinar quais candidatos estão dentro ou não do seu orçamento.
Elabore uma lista de perguntas que gostaria de fazer a esses escritórios de advocacia. Isso deve incluir uma combinação de informações gerais, tais como o tamanho da empresa e condições de pagamento alternativa, e também questões que são específicas para os tipos de assuntos que você está solicitando os serviços.
Consulte a lista de fornecedores preferenciais, a fim de chegar aos candidatos que está enviando a RFP. Se você não tem uma lista de fornecedores preferenciais ou deseja desviar dessa lista, identifique os escritórios de advocacia que acha que serão os candidatos principais.
Reveja sua lista de perguntas antes de enviar as RFPs. Certifique-se de que você manteve as perguntas abertas ao mínimo e que está questionando apenas o necessário. Uma RFP excessivamente longa raramente recebe tantas respostas como aquela que vai ao ponto.
Certifique-se de que incluiu as informações de contato, no caso de um representante da firma de advocacia ter uma pergunta a respeito do seu questionário RFP.
Identifique o destinatário adequado dentro de cada escritório de advocacia para endereçar a RFP. Pode ser alguém que seu departamento jurídico teve contato no passado, um parceiro ou alguém dentro do marketing.
Envie seus envelopes para os destinatários apropriados.
Imprima suas RFPs e as envie.
Envie um e-mail para os destinatários designados informando-os que lhes foi enviado uma RFP. Certifique-se de instruí-los para que você saiba quando as receberam.

Dicas

Certifique-se de perguntar especificamente sobre acordos de honorários alternativos do escritório de advocacia. Essa poderá ser a melhor maneira para você economizar dinheiro em serviços jurídicos.
Antes de escolher um escritório de advocacia, sente com os candidatos finais separadamente e tenha um contato pessoal. Afinal, essas são as pessoas que a sua equipe legal estará trabalhando em estreita colaboração.

Aviso

Não faça muitas perguntas abertas em sua RFP. Leva horas para o escritório de advocacia responder, além da possibilidade de tornar o processo muito mais difícil para eles.
Não envie a sua RFP para muitos escritórios de advocacia. Isso só dará mais trabalho para você quando chegar a hora de ler as respostas.