Contente
Escrever um memorando formal é uma maneira eficaz de se comunicar dentro de uma empresa. Escreva o memorando com voz autoritária, mas que pretenda informar ao invés de intimidar o leitor. Informações suplementares incluídas no memorando são conhecidas como anexos, e encerramentos são tipicamente incluídos na carta. Um memorando formal inclui seções específicas e as iniciais do escritor e do ajudante no final. Embora a maioria dos memorandos sejam de uma página ou menos, lembre-se de incluir um parágrafo de resumo no fim, caso tenha mais de uma página.
Instruções
-
No início do memorando inclua as seções "Para", "De" e "Assunto". Se você for incluir anexos, decida quem precisa receber esses anexos e quem só precisa de uma cópia do memorando, faça com que todos estejam cientes das informações e dos anexos que foram distribuídos (por exemplo, a pessoa que criou o anexo não precisa recebê-lo). Inclua o nome de todos que receberão o documento no "Para" do cabeçalho. Inclua quem você deseja copiar no "CC" no final memorando. Algumas pessoas podem receber o documento de forma privada, sendo adicionados como "cópia oculta". Eles receberão uma cópia do memorando, mas não estarão listados no "Para" ou no "CC".
-
Escreva o corpo do memorando de forma clara e concisa. Use uma linguagem direta e formal, mas mantenha o memorando longe de um tom intimidador ou depreciativo. Documentos maiores devem conter vários parágrafos para serem mais fáceis de ler.
-
Conclua o memorando com as iniciais do autor seguidas pelas iniciais do ajudante após uma barra ( "XX / aa" ). As iniciais do autor devem estar em letras maiúsculas, e as do ajudante em minúsculas. Duas linhas abaixo deve vir a palavra "Anexos (x)" com o número de anexos incluído entre parenteses. Em seguida, liste as pessoas que você quer que recebam uma cópia, em formato de lista. Aqueles que receberão por cópia oculta devem ser escritos a mão em suas cópias. Não se esqueça de incluir o "CCO" para que eles saibam que foram copiados de forma anônima. O autor do memorando deve ser o primeiro na seção "De".
Dicas
- Mantenha uma ou duas cópias extras do memorando em um arquivo com os anexos no caso de alguém precisa ser adicionado à lista de distribuição.
- Revise o memorando em busca de erros tipográficos que os corretores ortográficos não identifiquem.
- A maioria dos programas de processamento de texto incluem um modelo de memorando, caso sua empresa não tenha especificado um para uso.
Aviso
- Certifique-se de incluir todos os destinatários na seção "Para" do memorando.
- Memorandos só devem ser usados para comunicações internas da empresa. Comunicação com fornecedores ou clientes devem ser escritas em formato de carta.
O que você precisa
- Anexos para o memorando (se necessário)