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O e-mail ainda é visto como uma forma de comunicação informal. Mesmo no trabalho, as pessoas muitas vezes omitem os cumprimentos, encerramentos e ortografia. No entanto, uma vez que o e-mail já substituiu na maior parte os memorandos e se tornou a forma principal de comunicação para negócios, seguir a etiqueta e o formato apropriado são importantes tanto para clareza quanto para demonstrar respeito para os outros funcionários.
Cumprimentos e encerramentos
Os cumprimentos e encerramentos dependem do tipo de relacionamento que você tem com o destinatário do e-mail.
Em seu primeiro e-mail com uma pessoa, inicio-o com "Caro(a)", seguido do nome dele ou dela. Normalmente é natural usar o primeiro nome, a não ser que sua empresa seja muito formal. Uma vez que o relacionamento já tenha sido estabelecido, você pode simplesmente usar o nome da pessoa ou cumprimentos mais informais como "Oi" ou "Olá", seguidos do nome do destinatário.
Quando mandar mensagens a um grupo, use sempre "Caros", uma vez que e-mails enviados para muitos destinatários tendem a ser mais formais. Não use cumprimentos como "Bom dia" ou "Boa tarde." Quando o destinatário ler o e-mail, pode ser outra hora do dia.
Encerramentos seguem as mesmas regras dos cumprimentos. No primeiro e-mail, use um encerramento mais formal, como "Atenciosamente" ou "Meus cumprimentos". Depois de já ter trocado e-mails, o encerramento não é necessário, mas sempre inclua seu nome como assinatura.
Assuntos
Antes do cumprimento, o assunto é a primeira informação que o destinatário lerá. Assegure-se de fazê-lo significativo, claro e breve, para que a pessoa entenda o conteúdo da mensagem e dê a prioridade correta.
Com o advento de dispositivos eletrônicos portáteis, muitos funcionários caíram no hábito de colocar o conteúdo do e-mail no assunto, pensando que isso seria mais conveniente ao destinatário. No entanto, esse tipo de formatação parece brusco e rude.
Formatação
Use ortografia correta, pontuação e maiúsculas. Tomar o cuidado de passar o corretor ortográfico e corrigir erros de digitação demonstra respeito aos colegas. Uma vírgula mal colocada pode mudar o significado de uma frase. Tenha em mente que seus colegas não podem ler sua mente, então torne as referências claras ("Trabalhe com ele naquele projeto" - quem é "ele", e "que projeto"?).
Nunca escreva só em maiúsculas. ESCREVER EM MAIÚSCULAS FAZ PARECER QUE VOCÊ ESTÁ GRITANDO COM O COLEGA.
Escreva parágrafos curtos e objetivos. Seja amigável, mas, a não ser que você tenha um relacionamento próximo, evite piadas e sarcasmo, que com frequência não são entendidos por e-mail. Por último, livre-se dos emoticons.
Educação
Um estudo recente no "Journal of Computer-Mediated Communication" demonstrou que quem envia e-mails educados é visto como mais amigável e fácil de gostar do que os remetentes de e-mails rudes. Mais que isso, os destinatários de e-mails educados estavam mais dispostos a trabalhar com seus remetentes.
Você pode mostrar boa educação por e-mail da mesma maneira que na vida real. Use "por favor" e "obrigado" ao fazer um pedido.
Novamente, usar seu tempo para se assegurar que o e-mail esteja gramaticalmente correto mostra respeito a seus colegas. Negligenciar essa parte implica que seu próprio tempo é mais importante que o deles.